Μετά την έγκριση διάθεσης χώρου των αθλητικών εγκαταστάσεων, υπογράφεται Συμφωνητικό Φιλοξενίας Αθλητικών Σωματείων μεταξύ των δύο συμβαλλόμενων.

Το Συμφωνητικό παραδίδεται από τον Συντονιστή του Πανεπιστημιακού Γυμναστηρίου στον εκπρόσωπο του Αθλητικού Σωματείου για υπογραφή αλλά και ως αντίγραφο.